Это емкое понятие характеризует любые документы, свидетельствующие о жизнедеятельности отдельно взятой семьи. Все, что сохраняется как юридический документ или же как память. Сюда, по мнению большинства, относятся письма прадеда с фронта, свадебные фотографии родителей. Дипломы, грамоты кстати покупка диплома возможна в компании BuyDiplom. А еще – интересные газетные вырезки, которые всей семьей обсуждались за вечерним чаем… Но вот, скажем, оплаченные квитанции из жилуправления или билеты в театр. Они, что, тоже – единицы хранения? Да. И то, и другое, и третье…

Почему-то многие люди не придают большого значения правильному оформлению архива. Жировки в таких семьях хранятся под клеенкой на кухне, а счета за электричество складываются рядом с электросчетчиком (что небезопасно в пожарном отношении). Дипломы и свидетельства об окончании каких-либо курсов порой разыскиваются годами.

Проделайте такой эксперимент : дайте себе задание найти любую бумагу из домашнего архива. Если поиск займет более 5 минут, значит, порядка в хранении нет. Но положение легко исправить.

Начнем с того, что заведем несколько папок. В канцелярских магазинах представлены великолепные образцы с самыми различными механизмами зажимов (выбираем самые удобные). Папки могут различаться по цвету, а могут быть однотонными с ориентирующими наклейками: «Главная», «Образование», «Медицина», «Договора», «Счета ЖКХ», «Счета другие», «Инструкции», «Интересные статьи, любопытные факты», «Ксерокопии», «Кулинария», «Переписка с родственниками», «Переписка с официальными учреждениями», «Текущее», «Архив» и т.д.

Раскладываем по полочкам

В папку с названием «Главная» помещаем самые важные документы, каждый в отдельном файле: документы на квартиру, земельный участок, дачу (купчие и выданные в Росреестре), ПТС, свидетельства о рождении всех членов семьи и о браке, медицинские полисы, ИНН, трудовые книжки (если они на руках), загранпаспорта, военные билеты.

В «Ксерокопиях» дублируются документы в 2-3 экземплярах, чтобы, в случае необходимости, они всегда были под рукой.

В папке «Договора» – материалы соглашений с компаниями по поставке воды, электричества, телефонной связи, техническому обслуживанию дома, автосервису, ремонту жилья, предоставлению услуг в сфере туризма и т.д. Оплаченные жировки систематизируются в папке «Счета ЖКХ», на рубеже декабря и января их вынимаем и запечатываем в конверт. Сверху пишем год и переносим конверт в папку «Архив».

На каждого ребенка заводим отдельное досье, где фиксируем детские достижения: удачные рисунки, фото поделок, забавные высказывания, первые тетрадки, сочинения, рефераты, грамоты за победы в спортивных состязаниях и т.д. Прекрасный подарок повзрослевшему отпрыску!

В папке «Медицина» – копии уточненных диагнозов, кардиограммы, энцефалограммы, диеты, результаты лабораторных исследований, дубликаты санаторно-курортных карт, снимки, сканеры, рецепты очков и т.д.

Всего один час в месяц

Конечно, времени, чтобs раскладывать всю поступающую корреспонденцию часто не хватает, кто спорит. Ежедневно этого делать и не нужно. Для всех поступающих квитанций, неоплаченных счетов, неотвеченных писем и т.д. создана специальная папка «Текущее». Один раз в месяц, а лучше чаще, как установите, разбираете «Текущее» и полностью ее опустошаете.

Попробуйте, это несложно. Зато любую бумагу вмиг найдете на своем законном месте.

Хранить папки лучше в нижних отделах книжного шкафа, кроме «Главной». Ее надо поместить в сейф либо в другое труднодоступное место (в том числе подальше от малолетних детей).

Традиционно в доме основная нагрузка ложится на женщин. Но систематизированный архив резко облегчает жизнь. Хорошая хозяйка – не только кулинар и экономка, но и домашний архивариус.

Для начала необходимо проделать очень важную самостоятельную работу: правильно создать домашний архив .

Как правило, старые документы, письма и фотографии хранятся в старых портфелях, коробках из-под обуви, пылящихся в шкафах, на антресрлях, чердаках... Демонстрирующиеся иногда гостям семейные альбомы обычно начинают свою историю годов с пятидесятых прошлого века.

Так вот, в первую очередь, необходимо найти в квартире одно общее место, где с этого дня будут храниться материалы семейного архива и ваши научные исследования. Да-да, Вы становитесь ученым, представляющим возрождающуюся науку – генеалогию (греч. genealogia - родословная).

Кто-то может приобрести специальный архивный шкаф, кто-то удовольствуется книжной полкой. Не суть важно! Главное, свободный доступ к архивным документам должен быть ограничен (документы и фотографии, как и книги, имеют привычку «уходить»).

На первых порах для создания архива "на скорую руку" (пока ещё нужная мебель подвернётся, а исследовать уже хочется!) можно использовать обычную картонную коробку (несколько коробок) с картонными же разделителями, чтобы отделить друг от друга материалы по разным людям, важные этапы в истории семьи...

1-й этап. Подготовительный.

1.Собрать в доме все документы, касающиеся истории Вашей семьи и имеющие отношение к членам семьи: свидетельства о браках, разводах, аттестаты, дипломы, свидетельства, грамоты, удостоверения и справки. С тех документов, которыми Вы пользуетесь (например, паспорт), снять копии.

2.Разложить все в конверты (папки) различного размера по степени родства и поколениям:
- мать, ее родители, ее бабушки и дедушки...
- отец, его родители, его бабушки, дедушки..
- тети, дяди, другие родственники....
Для каждого человека – отдельный конверт. Чем ближе к нашему времени, тем больше фотоматериала накапливается. Очень нелегко всё это рассортировать.
Помните, что дневники, воспоминания, стихи, проза и рисунки наших родственников, письма, какие-то дорогие сердцу сувениры, произведения умельцев также представляют интерес для исследования..
Примечание. Если Вы решили помочь своему старшему родственнику только в написании книги воспоминаний, все же не зацикливайтесь на сборе только тех материалов, что имеют отношение к герою будущей книги. Соберите все, что можно о своей семье, запишите свои личные воспоминания – это пригодится в дальнейшем, если не Вам, то Вашим детям и внукам, избавив их от необходимости сложного архивного или иного поиска.

3. При возможности доберитесь до семейных архивов родственников и попросите у них (снимите ксерокс, отсканируйте) все материалы, относящиеся к делу.
Нельзя на этом этапе проводить самостоятельную оценку документов: это не имеет значения, это не интересно, об этом никто не должен знать...
Ни в коем случае нельзя самостоятельно пытаться отреставрировать документы – при необходимости их надежнее отдать специалисту.

4.Составьте опись имеющихся материалов: по каждому человеку и составьте отдельный лист-описание .

2-й этап. Первоначальная генеалогическая схема

Взяв за основу данные своего только что созданного архива и свою память рисуем схематический генеалогический план - черновик генеалогического древа. Такие схемы бывают двух направлений: нисходящие – от предков к потомкам и восходящие – от сына к отцу, к деду и т.д.

3-й этап. Взвесим силы, возможности, желания. Определим, чем займемся и как интенсивно.

1. У Вас уже скопилось достаточно иллюстративного материала, чтобы завершить основной этап работы над своим генеалогическим древом.
Добавляем фон, имеющиеся фотографии, распечатываем.
Вставляем в рамку и вешаем на стену.
Распечатав и оформив несколько экземпляров, получаем великолепные подарки для всех родственников. На основе этого древа и своих изысканий можно подготовить и другие подарки .
Если есть желание, продолжаем работу, дополняя свою схему, чтобы через год-другой увеличить свое генеалогическое древо.
Если же все надоело - гордимся проделанной работой и прячем свой архив для потомков - пусть разбираются сами.

2. Работаем над Родословной книгой своей семьи.
Эту книгу удобно создавать при работе над генеалогической схемой (однлвременно). Строгий «официальный» стиль ее ведения компенсируется информативностью и доказательностью событий.

3. Работаем над книгой-историей своей семьи.
Эта книга отличается от предыдущей, как хороший исторический роман отличается от учебника истории.
Та же хронология событий, но есть место и личным воспоминаниям, и семейным легендам.

Интересная идея. Один наш знакомый, вдохновленный обладанием свеженапечатанной книги-истории семьи, создал в своей библиотеке (у него большой частный дом) уголок-музей.
Разместил несколько фотографий предков и живых родственников, тщательно сберегаемые в семье игрушки деда, сахарницу, оставшуюся от сервиза, подаренного на свадьбу прабабушки и т.д.. И теперь иногда выполняет роль "экскурсовода" для друзей и приезжающих родственников. И гордится имиджем знатока семейной истории, пожалуй, больше, чем другими своими успехами.

Зачем вообще нужен семейный архив? Зачем хранить все эти чёрно-белые и цветные карточки, старые письма и затёртые документы? Дело в том, что семейные традиции помогают нам в воспитании детей. Не зря ведь мы говорим ребёнку: «в нашей семье так не принято», «ты — гордость нашей семьи». Да и для ребёнка немаловажно знать, кем были его прадедушки и прабабушки, как учились его бабушки и дедушки, какие награды завоевал папа на соревнованиях и даже какая бирочка висела у него на ручке в родильном доме. Дети обожают рассказы о том, как папа и мама были маленькими, а ещё о том, «что было, когда меня не было». Что это даёт? Исследования психологов показывают, что люди, в семьях которых существуют пусть и недолгие, но всё же традиции, чувствуют себя увереннее в жизни. Они реже подвержены депрессиям, с большей долей вероятности постараются сохранить семью, а не разводиться.

ГДЕ БУДЕМ ХРАНИТЬ ИНФОРМАЦИЮ?

Если история вашей семьи только начинается, тогда вы с самого начала будете делать всё так, чтобы никакая важная информация — фото, видео, письма — не потерялась. Если же материалов уже накопилось порядоч но, начните с того, что соберите их все вместе. Выделите для этого место в своём доме. Это может быть полка в шкафу, специально для этого от ведённые ящики. По мере того, как ваша семья будет расти и развивать ся, количество материалов будет увеличиваться. Поэтому продумайте, как вам будет удобнее хранить информацию, куда складывать реликвии, ког да их будет становиться всё больше и больше. Не забудьте и о том, что вы передадите детям, когда они подрастут и захотят жить отдельно.

ЧТО МОЖЕТ ВОЙТИ В ВАШ ДОМАШНИЙ АРХИВ?

• Фотографии и фотоальбомы;
• фотокниги;
• переписка и документы;
• видео- и аудиофайлы на различных носителях;
• памятные вещицы, которые вам дороги и связаны с какими-то важными событиями вашей семьи.

Переберите все документы, которыми рас полагаете. Сделайте копии наиболее ветхих из них. Скопируйте самые важные бумаги. Разложите их в бумажные конверты. Конвер ты предпочтительнее пластиковых папок, так как в папках бумага не дышит и от того может портиться. Подпишите конверты, чтобы вы могли знать, где у вас что лежит.

Фотографии лучше хранить в альбомах. Старые фото подвержены выцветанию, по этому рекомендуется отсканировать самые ценные из них и хранить их на электронных носителях. Не забудьте подписать, кто изо бражён на фото, и отметить дату, когда сде лан снимок. Это только сегодня кажется, что вы никогда не забудете, когда и с кем это было. Проходит совсем немного времени, и наша память стирает важные подробности, хотя ещё вчера казалось, что вы этого никог да не забудете.

Памятные вещи лучше хранить в отдель ных коробках. На каждую вещь желательно закрепить бирку с надписью, где вы укажете, кому принадлежал этот предмет, и поставите хотя бы приблизительную дату.

Что касается видеофайлов, то, к сожалению, плёнка видеокассет очень сильно портится от времени. Обязательно перенесите свои ви деофайлы на цифровые носители и не забудь те сделать копии. Разместите свой семейный архив в нескольких файлохранилищах.

НАПИШИТЕ КНИГУ ИСТОРИИ СЕМЬИ

Не пугайтесь, вам не понадобится никаких особых писательских способ ностей. В такую книгу могут войти и воспоминания дедушки, которые вы запишете с его слов. Ваши дети могут писать сочинения в школе о семье.

Это тоже будет хорошим живым дополнением к семейной книге. Такая форма семейного архива хороша тем, что начать семейную книгу можно с любой даты, даже с сегодняшнего дня. Рано или поздно то, что вы пише те сегодня, станет архивом для ваших потомков, и они с интересом узнают, чем вы, возможно, их прапрабабушки и прапрадедушки, жили сегодня.

НАРИСУЙТЕ ГЕНЕАЛОГИЧЕСКОЕ ДЕРЕВО СВОЕЙ СЕМЬИ

Раз у вас накопилось немало семейной информации, вы вполне може те заняться созданием своего семейного дерева. Родословное дерево чаще всего рисуют нисходящим. Это означает, что в корнях располагают самых дальних из известных предков, а в ветвях — всех потомков от прошлого к современности. Возможно, вам будет не хватать информации о ком-то из чле нов семьи. Ответы на свои вопросы вы сможете найти в документах. Можете также пообщаться с близкими и дальними родственниками, которые помогут вам восстановить историю семьи. К созданию генеалогиче ского дерева можно привле кать и детей. Им будет инте ресно не только рисовать, но и вписывать информа цию о себе и тех близких, ко торых они хорошо знают.

ЕСЛИ ИНФОРМАЦИИ СЛИШКОМ МНОГО

Особенно это касается фотографий. В наше время их можно делать в огромных ко личествах. И иногда их накапливается так много, что вы даже не успеваете просмотреть их все. Опытные фотографы рекомендуют оставлять после каждой съёмки лишь несколько самых удачных фото, а остальные удалять.

Не храните всё подряд. Например, если вы хотите сохранить тетради ребёнка на память его детям, не стоит коллекционировать все тетради по всем предметам за все годы обучения. Достаточно будет пары тетрадей за первый класс и пары — за один из старших классов.

ИНТЕРЕСНЫЕ ИДЕИ ДЛЯ СЕМЕЙНОГО АРХИВА

• Некоторые люди творчески относятся к созданию семейно го архива. Например, раз в год устраивают настоящую семейную фотосессию одним и тем же составом, иногда даже в похожем ин терьере и одежде. По таким фотографиям очень здорово видно, как изменяются взрослые и взрослеют дети. Интересно рассма тривать все фото по порядку, тогда изменения особенно заметны.
• Современные технологии помогают хранить информацию очень интересно. Создание фотокниг — творческий процесс, которые увлечёт всех членов семьи. Причём фотокниги можно делать тематическими. Например, «Ка никулы на море» или «День рождения бабушки».
• Сразу создавайте отдельный ар хив для каждого ребёнка. Это очень удобно, потому что когда ребёнок вы растет, вам не придётся занимать ся двойной работой, выбирая что-то из семейного архива.

Принципы организации домашних семейных архивов и дополнительные материалы для проведения генеалогических исследований.

Одной из главных задач при проведении генеалогических исследований является не только архивный поиск необходимый информации, но и обеспечение обработки, хранения и передачи этой информации для ее дальнейшего использования.

Каждый из исследователей должен понимать, что необработанная и несохраненная информация может быть забыта, неверно оценена и даже потеряна. При этом сложность заключается в том, что в ряде случаев некоторую информацию будет просто невозможно восстановить. Начиная исследования, следует помнить, что задача по анализу, сохранению и передаче информации не менее сложна и трудоемка, чем сам генеалогический поиск. Более того, вследствие некоторой рутинности в подборе и хранении материалов многие исследователи уделяют мало внимание созданию личных и семейных архивов, снижая при этом результаты и ценность их генеалогических исследований. А сколько трагедий возникает при потере информации в результате таких обычных явлениях как переезд, выход из строя компьютера и т.п. Кому не знакомо отчаяние при выходе из строя винчестера, потере данных по различным причинам при отсутствии сохраненных копий!

Следовательно, очень важно не просто начинать исследования, но и правильно распоряжаться полученной информацией!

Как начинать исследования? Об этом каждый из пользователей сайта «Генеалогические чтения» может узнать из материалов «С чего начинать», размещенных в Каталоге файлов и на сайте VGD .

Данные материалы познакомят вас с некоторыми упрощенными принципами организации домашних семейных архивов.

В основе создания мало-мальски значимого архива, даже семейного, лежат принципы, характерные для организации любого архива и основанные на науке об архивах – архивоведении.

Приведу короткую справку об архивоведении и смежных областях знаний, необходимых для осуществления небольшого генеалогического исследования и формирования домашнего семейного архива.

Архивоведение – комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы «науки об архивах».

В семейных архивах, в отличие от архивов организаций можно выделить только 2 компонента:

1. Теория и методика архивоведения.

2. Компьютерные архивные технологии.

Теория и методика архивоведения

Теория и методика архивоведения (сокращенно ТИМА) – основа архивоведения.

Объектом изучения ТИМА являются:

Текстовые документы на бумажной основе;

Кино, видео и фотодокументы;

Звукозаписи;

Микрофильмы, микрофиши и другие документы на различных носителях.

Предметом разработки ТИМА являются следующие принципы и методы работы с документами:

1) принципы отбора документов, подлежащие архивному хранению;

2) методы отбора документов, подлежащие архивному хранению и комплектование архивов;

3) способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

4) создание системы информации о содержании документов;

5) организация системы использования документной информации.

Учитывая комплексность архивоведения, стоит обратить внимание исследователей на тесную связь архивоведения с рядом областей знаний, необходимых для правильной оценки архивного документа. Укажу только несколько основных связей.

Историческая наука изучает процесс развития человеческого общества. Она помогает исследователю определить место документа и события в истории страны или региона, а так же помогает определить перспективное направление поиска того или иного документа.

История государственных учреждений изучает систему и функции учреждений и помогает исследователю разобраться в процессах формирования различных архивных фондов.

Палеография изучает систему начертаний письменных знаков и другие внешние признаки рукописей и помогает прочтению и пониманию древних документов.

Дипломатика изучает происхождение и структуру различных документов и помогает определить подлинность, дату создания документов и место их создания.

Геральдика изучает изображения на гербах, историю и т.п. и помогает установить фамильную и личную принадлежность герба.

Фалеристика изучает наградные системы и помогает установить время, событие и статут награды, и статус награжденного.

Кроме этого при исследованиях весьма перспективно использование таких областей знаний как: нумизматика, ономастика, эпиграфика, археогеография и т.п.

Конечно же, вам не надо будет сдавать экзамены по вышеперечисленным областям знаний, но по имеющемуся у автора опыту исследований можно сказать, чтоуспехи в ваших исследований будут во многом зависеть от того, насколько вы образованы и в этих областях. Все же если вас удовлетворяет знание только 4-х поколений ваших предков, эти знания, возможно, вам не понадобятся. Но если вам предстоит работать в РГАДА без палеографии будет сложно, хотя и к трудностям прочтения старославянского можно приспособиться. В любом случае: четыре ли или двадцать поколений вас интересует, без создания семейного архива не обойтись!

Итак, вернемся к ТИМА, к принципу 1, который звучит так :

Принципы отбора документов, подлежащие архивному хранению.

Шаг 1

Какие же документы надо хранить?

Для того чтобы ответить на этот вопрос рассмотрим несколько определений термина «документ».

Документ – материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве (ГОСТ 16487-83).

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р51141-98).

Эти определения для архивного дела вполне подходят, но требуют некоторого разъяснения и дополнения. Скажем, гранитный утес, в силу своей неинформативности, не является документом. А делает ли его документом надпись: «Здесь был Вася»? Такой документ призван пронести гордое имя «Вася» через века, как образец наскальной росписи, характерной для 20 века!

В архивном деле используется понятие архивный документ.

Архивный документ – ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Это определение сразу полностью формализует принцип отбора документов – значимый документ – храни, незначимый - уничтожай. Значит документ «Здесь был Вася» необходимо уничтожить.

Вопрос значимости каждый решает сам, но все же можно сформировать некий общий список значимых документов:

1) личные и семейные свидетельства (имеется ввиду о рождении, образовании и т.п.);

2) аттестаты;

3) паспорта;

4) договора;

5) акты;

6) справки и т.п.

Словом, все, что может дать информацию о человеке, времени, месте, событии и т.п.

Сюда же можно отнести фотографии, аудио и видеозаписи, словом все, что можно отнести к объектам изучения ТИМА.

Сложность заключается в том, что один и тот же архивный документ в 18 веке и в 21 имеет разную историческую ценность. Но в этом случае, повторяю, все решает собственник.

Другим интересным моментом является то, что для общества и для исследователя один и тот же документ является различным по ценности.

Рассмотрим копию с метрической книги 19 века о бракосочетании Аверьяна Васильева сына Шарапова, дворянина села Яблонево, Скопинского уезда Рязанской губернии, 38 лет, 1 брак, с дочерью дворянина Василия Антонова Гавердовского, Ольгой Васильевной, 23 лет, и поручителями: д. Тонкачевой Пронского уезда дворянином Николаем Алексеевым Сукочев, д. Крутой дворянином Сергеем Марковым Стаханов, д. Крутой Михаилом Васильевым Шараповым и д. Гальцовой Куминского приходадворянином Иваном Ильиным Зарецким.

Для ГАРО (Государственный архив Рязанской области) эта копия стоит 5 – 10 рублей, а для исследователя это документ большой ценности!!!

В этом документе имеется и дата бракосочетания, и возраст жениха и невесты, девичья фамилия невесты, фамилия, имя и отчество ее отца, география дальнейшего поиска! Кроме того, явное перспективное направление исследований по линии Шараповых, т.к.Михаил Васильевич, скорее всего родной брат Аверьяна Васильевича. Сразу интересны связи между всеми вышеуказанными фамилиями. Особое внимание к сословной принадлежности всех участников этого события: дальнейшие поиски можно проводить по линии дворянского собрания, а это другие фонды и другие поиски.

Кроме того, знание географии (и наличие карты Рязанской области) подскажет, что д. Тонкачевой уже нет, но на карте Рязанской области есть урочище Тонкачи. Дальнейшие поиски определят, что это урочище и является искомым местом, но в этом случае без археографии (географии прошлого) уже не обойтись.

Более углубленное изучение документа показывает, что возраст жениха – 38 лет, скорее всего, определяется его военной службой характерной для дворян Рязани, а дата бракосочетания - 1866 год указывает, что это, возможно, Кавказская война. Теперь данные по семье Аверьяна Васильева сына Шарапова можно поискать не только в ГАРО, но и в Москве, на 2-ой Бауманской, в Военно-историческом архиве. Там очередь желающих и нужны дополнительные данные, но кто ищет…

Следовательно, перед нами генеалогический документ большой ценности, равно как и любая переписка с архивами, также как и отрицательный ответ на запрос тоже является архивным документом для личного архива. Рекомендую относиться к этим документам с особой тщательностью. Вот так можно определить понятие «архивного» документа для вашего личного или семейного архива.

Методы отбора документов, подлежащие архивному хранению.

Шаг 2

Как из документов собрать архив

Если вы только начинаете свои исследования, то можно сразу делать все как надо. Если же ваш архив пока представляет собой большую коробку с бумагами, то необходимо выполнить предварительный анализ всех документов, их классификацию и систематизацию.

Держатели коробок не должны пугаться названий «классификация» и «систематизация», это не так сложно. Вам необходимо внимательно разложить ваши архивные документы по трем уровням, которые в вашем семейном архиве будут называться: фонд, опись, дело.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. Это могут быть документы одной организации (для нас это не интересно), одного фондодержателя, документы, связанные единством объекта, времени, местонахождения, семьи, рода, отдельного лица. Это может быть так же деление на идеологические или теологические особенности, как-то церковные документы и т.п. Желательно, чтобы в рамках одного семейного архива фондов было не слишком много, хотя их количество определяет сам фондодержатель.

Архивная опись – часть фонда, в которой архивные документы объединены по какому-либо признаку: скажем только электронные копии или только материалы одной губернии и т.п. В архивах есть целая система классификационных признаков архивных описей, но затруднять личные архивы точной системой классификации нет смысла. Желающим провести четкую классификацию описей авторы сайта готовы предоставить учебник по архивоведению. Главное для нас это то, что опись – это объединение документов по признаку.

Дело – часть описи, объединенная конкретными особенностями. Это могут быть совершенно разные особенности, история, содержание, изображение и т.п. Если документ выделить по особенностям трудно, логично собирать документы по времени, к примеру, дела за 2007 год.

Дело – это уже вполне материальный объект, состоящий из листов, каждый из которых представляет собой архивный документ. В архиве дела могут быть очень большими, но мы можем ограничиваться обычной папкой делопроизводителя.

Каждое дело характеризуется заголовком, который раскрывает состав и содержание документов и датой начала дела. Торец дела и его обложка должна содержать информацию о местоположении дела в системе классификации (№фонда, № описи, № дела), название дела. Очень удобно, если к оборотняя сторона обложки содержит опись названий документов в деле.

Дело закрывается по различным признакам: окончание года, окончание события, наконец, по причине наполнения. Дата окончания дела и количество листов вносится при закрытии дела. Также производится отметка – дело закрыто.

Хорошие результаты дает создание аннотации документов в деле, в случае если заголовок дела не охватывает всех особенностей архивных документов.

Подобную аннотацию удобно иметь и на фонды и на описи архива

Самое главное – классификация и систематизация производится один раз. В архивах вообще существует правило – документы не перекладываются и не дублируются.

Итак, если вы поняли, как будете классифицировать и систематизировать документы с шагом 2 закончено.

Шаг 3

Способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов

Очень важный момент для семейного архива – документы требуется сохранить. Существует множество подходов к хранению документов, у каждого свой вкус. Лично мы храним бумажные носители и носители в виде каких-либо корочек в папко-файлах, формата А5-А3.

Возможно так же применение папок с «липкими» страницами, такие дела имеют очень опрятный вид. При этом следует оценивать структуру материала оригинала, корочки некоторых документов так прилипают, что отрываются только с потерей верхнего слоя. Стоит так же учитывать, что в подобных альбомах сложно ознакомится с оборотней стороной документа.

Самые важные документы должны обязательно иметь электронные копии (быть отсканированы). Дубликаты документов, как и видео- и аудиоматериалы хранятся на электронных носителях и имеют несколько резервных копий.

Более сложно хранить «емкие» предметы памяти. Некоторую сложность представляет хранение орденов и медалей из-за их ценности.

Шаг 4

Создание системы информации о содержании документов

Система информации о содержании документов тесно связана с системой использования документной информации и основана на проведении каталогизации архива.

В общем виде, архивный каталог – это архивный справочник в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам), расположенной в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документарной информации. Для семейных архивов главная цель каталогизации:

А) быстрый поиск информации о содержании документа;

Б) быстрый поиск местонахождения самого документа.

Несмотря на тот факт, что в прошлом и позапрошлом веках основой каталога являлась картотека (и по сей день существуют такие «монстры» как картотека департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА), все же рекомендуем вести каталог вашего архива в электронном режиме.

Главные условия действенного каталога:

Каждое дело должно иметь название и дату начала дела, а так жеколичество листов и дату окончания дела при его закрытии;

Наличие аннотаций на фонды, описи и дела существенно упрощает поиски;

Необходимо разработать и поддерживать собственный вариант каталога архива в компьютерном режиме, который должен соответствовать фактическому состоянию архива.

Для семейных архивов каталог – название слишком громкое, можно ограничить его названием путеводитель. Пример путеводителя в Каталоге файлов.

Шаг 5

Организация системы использования документной информации

При создании каталога или путеводителя пользоваться семейным архивом становится легко и удобно. Главное, при добавлении новых документов не следует забывать делать их электронные копии и вносить данные о них в электронный путеводитель.

Более сложным моментом является создание системы использования полной документной информации.

Действительно, возможности каждого исследователя по приобретению и размещению сопутствующих материалов ограничены: мы не можем держать у себя в домах многотомные собрание всей вспомогательной к генеалогии литературы. А сколь нам необходимо сопутствующей информации?

Возможно, придет время, и мы будем иметь библиотеку подобной литературы, но что пока?

Пока данную сложность мы можем преодолеть, используя «держателя» информации. Подобный выход из ситуации успешно применяется участниками крупных военных сайтов. Возьмем, к примеру, источники информации о награждении георгиевскими крестами за РЯВ. В 2006 году вышло уникальное издание с очень маленьким тиражом и очень высокой ценой. Достать это издание желающим просто не было никакой возможности. Решение довольно простое. На сайте Цусима можно задать вопрос об интересующим вас георгиевском кавалере, и участники этого сайта помогут вам его решить!

Если вы обладаете уникальным, дорогостоящим или просто редким материалом по генеалогии или другим смежным областям знаний вы указываете данные этого материала и адрес его ме c тонахождения: скажем «держатель predok ».

Компьютерные архивные технологии

Большинство пользователей сайта «Генеалогические чтения» в качестве компьютерного программного комплекса использует программу PAF 5. Вопросы по работе данной программы можно задавать на форуме нашего сайта. Прекрасные материалы размещены на сайте А.Иванова:

http://alex-m-ivanov.narod.ru/ .

Для тех, кто интересуется другими программами сообщаю, что у держателя predok есть книга М.Б.Петриченко «Компьютер в генеалогических исследованиях». Если есть желание, могу дать ознакомиться.

При этом помните самое главное! Минимальное количество электронных копий для ваших материалов – 3 экземпляра!!! При этом одна из копий не должна хранится у вас дома.

Успехов вам!

Д окументы есть в каждом доме , и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны, инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства, дипломы…. Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуются обычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому они должны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести к минимуму. Сегодня об этом).

Чтобы навести порядок в документах надо последовательно выполнить следующие три шага:

1 шаг. Выкинуть лишнее

2 шаг. Сортировка оставшегося.

3 шаг. Организовать хранение.

У меня документы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы, а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все это разбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнему были заняты этим добром. В этом году я решила организовать хранение иначе. Но сначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблю это слово, но… так емко характеризует процесс). Вот задумалась, если бы не гипс на ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.

1 шаг. Размусоривание.

Складываем всю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции и документы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.

Выкидываем инструкции от тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны. Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем.

3 шаг. Организация хранения.

Самый приятный и творческий процесс.

Начала я с инструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы ими пользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-то даже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Я вообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила я перевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительная куча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» в ноутбуке.


Расскажу как. В сети есть практически все инструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) и скачать файл pdf или обычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я их отсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информацию по отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель, коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колер краски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, эта работа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее. Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебирать и размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкий шрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала это по мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное, что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешний носитель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальные документы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!

Хранить документы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальном хранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик для документов у меня уже есть - размеры ящиков я еще при заказе мебели делала такие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без него обойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы в папки, подписала их и составила в ящик. Те что реже используются (документы на право собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, часто используемые ближе.
! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-то красивое, чтобы не портить интерьер.

! Большое количество папок, на мой взгляд, не очень удобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в более крупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурировать документы внутри. Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папки получились такие:

• документы на недвижимость по каждому объекту отдельно;
• документы на авто;
• личная папка для каждого члена семьи;
• медицинская папка для ребенка;
• квартирная папка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
• старые платежи (архив за три года);
• текущие платежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний с маркировкой «оплачено»).

Папка с коммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока не рискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, при платежах онлайн, их история хранится 3-5 лет. То есть при любых недоразумениях с коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в истории платежей соответствующий чек. С этого года чеки я распечатывать перестала, просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, если что, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нет специального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдет любая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместиться конверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, просто обклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.